Muitas empresas trabalham com o controle de custos e de despesas em planilhas Excel ou utilizando softwares que não são integrados com outros áreas. Claro que este tipo de controle é melhor do que manter ainda tudo registrado em papel e sem informatização alguma. Mas você já parou para pensar que a tecnologia realmente pode ser uma aliada da sua empresa e não apenas um canal para registro de dados?

Quando bem utilizada, a tecnologia pode não apenas ajudar nos controles internos de uma empresa mas, principalmente, na tomada de decisões estratégicas a partir de dados confiáveis fornecidos e administrados em tempo real. Confira como a gestão empresarial pode ganhar eficiência com dados contábeis e financeiros bem administrados.

Controle de custos: de que forma a tecnologia pode jogar a favor da sua empresa

A verdade é que, hoje, não dá mais para fazer gestão empresarial apenas com planilhas de Excel ou com softwares que não tem integração com outros sistemas. Com sistemas como o ERP Dressler, a sua empresa pode ter as informações contábeis e financeiras disponíveis a qualquer momento e em diferentes dispositivos – inclusive nos móveis.

Em outras palavras, utilizando a tecnologia de sistemas integrados, o gestor de uma companhia poderá ter a tomografia exata do empresa em todos os seus detalhes – garantindo o melhor workflow possível. Com o ERP Dressler, por exemplo, que integra diferentes módulos de gestão de processos de uma empresa – como contabilidade, finanças, área fiscal, departamento pessoal, entre outras -, uma informação de interesse para mais de uma destas áreas é colocada apenas uma vez no sistema e, automaticamente, é repassada para as áreas seguintes do processo.

Desta forma, a empresa ganha em eficiência e em economia de custos porque diferentes áreas deixam de registrar a mesma informação em planilhas ou sistemas distintos – e que, por não conversarem entre si, podem registrar discrepâncias de informações.

Outra vantagem do uso desta tecnologia é a padronização das informações dentro da organização, assim como o fato das informações importantes do negócio estarem acessíveis para os executivos e dirigentes da empresa em qualquer parte através de um smartphone ou de um notebook conectado à internet.

A integração das diferentes áreas de negócio através do ERP Dressler permite que o gestor tenha um controle de custos e de despesas preciso e em tempo real e possa, com estas informações, decidir por novas compras de forma mais segura e remota, inclusive.

Relatórios tridimensionais com informações seguras e em tempo real

Um dos diferenciais do ERP Dressler é que ele permite a geração de relatórios em cubo, ou seja, de forma tridimensional. Assim, o gestor de uma empresa pode visualizar as contas financeiras a partir de três óticas diferentes: a partir do plano de contas financeiro, a partir do plano de contas contábil e a partir do centro de custo e/ou divisão de negócios responsável por aquela despesa – ou pela parcela que lhe corresponder de um custo compartilhado, se for o caso.

A decisão por ter um plano de contas financeiro mais ou menos detalhado fica a cargo de cada empresa e de suas necessidades. Cada cliente da Dressler é que decide como quer enxergar os números de seu negócio.

Com a visão tridimensional dos custos e das despesas da empresa fica muito mais fácil para o gestor identificar a origem dos gastos com telefonia, por exemplo, e atuar para que as pessoas dos diferentes departamentos ajam para controlar ou reduzir um gasto que está extrapolando o que foi orçado para um determinado período de tempo.

Quando uma empresa trabalha com planilhas Excel para o controle de custos e de despesas, ela geralmente envia as faturas que foram pagas para o contador fazer o registro em um sistema próprio de contabilidade. Como são várias faturas e contas a pagar, possivelmente estes documentos vão para o contador em envelopes ou sacos, suscetíveis a extravios e perdas.

Utilizando a tecnologia a seu favor, esse tipo de risco é minimizado – ou até mesmo eliminado. Para começar, quando a sua empresa tiver uma despesa, esta informação será registrada uma única vez e integrada nos planos de contas financeiro e contábil. Sem margem de erro ou de extravios de documentos.

Na forma tradicional, de envio de documentos para o contador externo da empresa, o gestor também não terá o detalhamento das informações e a origem dos gastos. Com o ERP Dressler ele poderá ter isso com apenas alguns cliques no sistema, que oferece os dados de forma completa e analítica.

 

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