Todas as empresas têm uma série de processos e rotinas em seus vários departamentos que formam em conjunto, o ambiente de controle interno. O AICPA, American Institute of Certified Public Accountants (Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados), por meio de Relatório Especial da Comissão de Procedimentos de Auditoria, definiu o controle interno como sendo “o plano da organização e todos os métodos e medidas coordenados, aplicados a uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas”.

Mas existem diferentes níveis de controle interno e de profissionalização da gestão. Neste sentido, a sua empresa já parou para pensar como um sistema ERP pode ajudar a sua companhia a ter controles internos mais precisos e eficientes?

Normalmente, quando pensamos em um sistema ERP, refletimos em como ele organiza as informações da gestão empresarial. Mas a tecnologia embarcada em um sistema de apoio de gestão também auxilia no controle interno que, nada mais é, que o conjunto de processos adotados por uma companhia.

As falhas no controle interno para quem não usa um sistema ERP

O controle interno de uma empresa indica para o mercado, para os acionistas e/ou para os sócios da companhia, a forma com que a gestão do negócio é feita. Em outras palavras, como a empresa é controlada.

Ao analisar o controle interno de um negócio, é possível ver se a gestão está funcionando da forma correta ou se ela traz algum prejuízo para o negócio. Avaliando os controles internos de uma empresa é que é possível observar (ou não) as melhores práticas de operação de um negócio dentro do mercado.

Um exemplo de controle interno é a forma com que a empresa faz o seu faturamento. A companhia pode emitir notas fiscais. Aquelas que não foram canceladas, são colocadas em um envelope e somadas em uma máquina de calcular antes de serem enviadas para um contador fazer o cálculo dos impostos devidos.

Esta é uma forma de controle interno passível de erro porque passa por diversas etapas que dependem da intervenção humana – que pode ser falha. No exemplo citado, no processo de envio das notas para o contador, algumas podem se perder e, com isso, a empresa deixar de pagar todos os impostos que deveria e, inclusive, ser acusada de estar sonegando receita.

Esse tipo de problema pode acontecer quando uma companhia trabalha com ambientes informatizados diferentes. Ainda no exemplo comentado, a empresa trabalha com um sistema de emissão de nota e com um outro sistema, desta vez externo, que faz a contabilidade e apura a parte fiscal e tributária do negócio.

Uma outra forma de trabalhar estas informações é a empresa fazer o registro das notas fiscais em um sistema interno e exportar estes dados para enviá-los para o contador terceirizado. Neste caso, o controle interno adotado pela empresa e pelo contador é melhor do que a forma totalmente manual de registro de informações mas, ainda assim, podem surgir problemas em fazer esta exportação de dados.

Como um sistema ERP ajuda a evitar falhas e melhora o controle interno

Quando uma empresa adota um sistema ERP, ela já começa a sentir a diferença na gestão pelo fato desta tecnologia integrar processos e áreas do negócio. Assim, ao invés de digitar as informações das notas fiscais em mais de um sistema que não conversam entre si, a companhia passa por apenas um processo de registro de informações.

Resgatando o exemplo que citamos acima, ao emitir uma nota fiscal, a empresa já tem essa informação registrada pela contabilidade e pelos módulos fiscal e tributário. Isso significa economia de tempo das pessoas envolvidas no processo, que não precisam mais digitar a mesma informação em mais de um sistema, e também significa maior segurança no processo porque a integração das informações elimina possíveis erros humanos.

Quando uma empresa contrata um dos serviços da Dressler, como o BPO Full Service, essa companhia não tem apenas a expertise de mais de duas décadas da Dressler nas áreas-meio da gestão contábil, fiscal, financeira e de departamento pessoal, mas tem também embarcado os processos, pessoas especializadas e o ERP Dressler para fazer a gestão completa do negócio.

Com o ERP Dressler, quando uma empresa faz uma venda e ocorre a necessidade da emissão de uma nota fiscal, essa nota é emitida e ela é contabilizada de forma automática.

Ou seja, não é necessário exportar nenhum dado ou que seja feita qualquer operação manual. Como os diferentes módulos do sistema ERP da Dressler são integrados, o processo de emissão de nota fiscal é seguido, automaticamente, da contabilização daquela informação. Tudo no mesmo sistema.

No sistema ERP da Dressler a nota fiscal é emitida com os dados do cliente, como a conta contábil dele, e emitida com a conta de receita e as contas a receber. Toda essa contabilidade feita de forma automática e sem margem para erros de digitação de dados em mais de uma planilha e/ou sistema.

Quando uma nota fiscal é emitida com alguma informação incorreta, o sistema ERP também torna simples e automático o processo de regularizar aquele erro. Para isso, basta a empresa cancelar a contabilização daquela nota e ir seguindo os passos para trás até que ela seja cancelada totalmente no ERP.

Desta forma, um erro em relação a uma nota fiscal é corrigido seguindo o workflow do sistema integrado, sem o risco de uma parte do processo não ser feita – o que pode acontecer quando as diferentes etapas são feitas de forma manual ou em sistemas que não são integrados entre si.

Citamos o exemplo de uma emissão de nota fiscal e os processos decorrentes desta operação, mas a mesma economia de recursos e eficiência pode ser verificada em qualquer processo que faz parte do controle interno de uma empresa que utilizar um sistema ERP como o fornecido pela Dressler.

Um outro processo que é bastante passível de erros e até de ações de dolo quando não é feito por meio de um sistema ERP é o que envolve o controle de estoques. Quando este controle é feito de forma manual, um funcionário pode “dar baixa” de cinco produtos que foram vendidos no sistema mas retirar 10 destes produtos do estoque – com a intenção de revender por conta própria as outras cinco mercadorias.

A companhia só vai notar a falta de cinco produtos quando for calcular o inventário. Mas esse tipo de desvio não é possível quando a empresa trabalha com um sistema ERP que oferece a integração do estoque com as demais informações da operação.

Com o cruzamento de dados constante do sistema, quando você tem uma baixa no estoque, esta informação faz parte do cálculo do inventário e deve estar interligada com uma nota fiscal de venda de mercadoria.

Em um sistema ERP integrado, além da baixa no estoque ser justificada com uma nota fiscal de venda, ela pode ser feita por meio do registro de transferência de mercadoria ou registro de extravio/perda. Apenas nestas situações, com o gestor sabendo quando a situação ocorreu e o funcionário que foi responsável por aquele lançamento, o registro é efetuado no sistema ERP.

O mesmo princípio de melhoria da gestão e do controle de informações é aplicado na área financeira, outro local em que problemas podem ocorrer por falhas humanas ou por ações de dolo. Agora, imagine que uma empresa ainda faça os seus pagamentos utilizando internet banking. Um gestor pode fazer um registro de uma conta de R$ 10 no contas a pagar e, na hora de efetuar o pagamento daquela conta, digitar um zero a mais e pagar R$ 100.

Esse erro será verificado, provavelmente, apenas no dia seguinte da operação, quando o valor de R$ 100 já foi debitado da conta da empresa. Com um sistema ERP como o da Dressler estas operações são feitas de forma automática e eliminando os riscos e vulnerabilidades da utilização do internet banking.

Assim, depois que o pagamento de uma conta é aprovado, a autorização deste débito segue automaticamente para o banco sem passar pelo processo de redigitação de informações.

Estes são apenas alguns exemplos do aumento de eficiência e no incremento da qualidade do controle de interno que uma empresa pode obter a partir da adoção de um sistema ERP como o oferecido pela Dressler.

Vale lembrar que todos os processos e sistemas oferecidos pela Dressler para os seus clientes têm a certificação ISO 9001: 2015 fornecida pelo Instituto Veritas. Esta é a certificação de qualidade mais atualizada do mercado e válida para o Brasil e para o Reino Unido.

A certificação ISO 9001:2015 oferece os mapas de risco de todos os processos de uma empresa. Com eles, a Dressler avalia os processos em operação de cada cliente, identificando os pontos-chave que precisam ser melhorados nas áreas da contabilidade, do faturamento, área financeira, entre outras, e aplicando as melhores práticas para que o controle interno do cliente seja melhorado e fique mais eficiente.

 

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