Nem todas as empresas fazem planejamento orçamentário, e mesmo aquelas que têm esta prática, nem sempre fazem este planejamento da melhor forma. Você já ouviu falar sobre empresas que repetem o orçamento do ano anterior e apenas aplicam 10% sobre este valor para projetar o ano seguinte? Esta não é uma prática muito difícil de encontrar no mercado.

Mas você realmente sabe a importância de um planejamento orçamentário bem feito e como a sua empresa pode estruturá-lo de forma eficiente? É sobre isso que vamos falar neste texto, onde vamos dar algumas dicas de como fazer um planejamento orçamentário que traga resultados concretos para a sua companhia.

Mas afinal, por que o planejamento orçamentário é importante?

Qualquer pessoa precisa de um objetivo. Não importa se estamos falando de um operário em uma indústria, de um desenvolvedor em uma empresa de TI ou de um atendente de helpdesk. Cada uma destas pessoas precisa ter um objetivo profissional e pessoal, e o mesmo vale para uma empresa.

Não importa a área de atuação de uma companhia. Ela precisa ter um objetivo, e ele vai muito além desta empresa desejar obter um lucro de R$ 10 mil ou de R$ 100 milhões. Para que o objetivo de uma empresa seja atingido, esta companhia precisa criar dentro da organização um processo para chegar até cada uma de suas metas.

A concretização dos objetivos de uma empresa, desta forma, é algo a ser atingido de forma progressiva e etapa por etapa. E para um planejamento orçamentário dar certo, ele precisa envolver todas as áreas e pessoas de uma empresa.

Cada colaborador deve não apenas entender o que precisa ser feito e qual o objetivo a ser atingido mas, também, participar deste processo. Depois de rever os custos e despesas das diferentes áreas da companhia, a sua empresa estará preparada para fazer o planejamento da área comercial e estabelecer as estratégias para atingir os objetivos planejados para o próximo ano.

Confira, a seguir, algumas boas práticas para que a sua empresa consiga fazer um planejamento orçamentário eficiente e de qualidade:

1) Comprometimento de todos: mais do que entender o planejamento orçamentário feito para cada ano e que deve ser revisto após um período de tempo, os colaboradores da sua empresa devem estar comprometidos com esse orçamento. Mas como você faz com que eles fiquem comprometidos com isso? O caminho mais indicado é envolvê-los na discussão sobre este planejamento. Ou seja, fazer um orçamento participativo. Quando você envolve as pessoas na discussão do orçamento das diferentes áreas, fica muito mais fácil rever gastos, pensar sobre a necessidades deles e identificar novas frentes que carecem de investimentos;

2) Revisão dos gastos: no tópico anterior adiantamos este assunto. Para fazer um orçamento coerente com as necessidades da sua empresa é fundamental que cada área do negócio reveja os seus gastos e, consequentemente, os seus processos. Algumas perguntas que todos deveriam fazer nesta fase: Nosso departamento realmente precisa continuar gastando X com suprimentos? Os processos que estamos fazendo e que custam dinheiro podem ser feitos de uma forma mais eficiente e com economia de recursos? Há como economizar renegociando com os fornecedores atuais ou buscando novos fornecedores? Estas perguntas demonstram como é sempre possível uma empresa e seus diferentes departamentos refletirem sobre os gastos realizados e buscar alternativas e/ou soluções que tragam economia e mais eficiência para a empresa;

3) Orçamento a partir dos resultados e dos custos: muitas empresas fazem o planejamento orçamentário olhando apenas para as receitas obtidas no período anterior e projetando o aumento de receitas para o próximo ano com a adoção de diferentes estratégias de vendas e marketing. É comum estabelecer uma meta percentual para todos os custos sem individualizá-los. Mas o recomendado para um planejamento orçamentário efetivo é que a sua empresa leve em conta estes dois grandes tópicos, as receitas e os custos/despesas, avaliados um a uma de acordo com cada processo interno;

4) Reflexos do orçamento realista: quando todos os departamentos de uma empresa utilizam a inteligência de suas equipes para discutir o orçamento de um determinado ano, o planejamento resultante deste debate será muito mais realista e terá reflexos na estratégia da empresa. Tendo uma projeção mais exata do que será gasto no próximo ano, a empresa poderá projetar também os seus objetivos comerciais e as estratégias para atingir aqueles resultados. Os proprietários, acionistas e todas as pessoas que fazem parte da empresa passam a ter muito mais claro o que devem fazer para atingir e superar os objetivos propostos;

5) Revisão periódica do que foi orçado: mesmo que o planejamento orçamentário tenha sido bem feito, envolvendo todas as pessoas, áreas e departamentos da empresa, mudanças no cenário podem acontecer e exigir novas estratégias da empresa. E estas alterações de percurso podem ter impacto no orçamento, por isso é importante que ele seja revisto de forma periódica – o recomendado é que isso seja feito, pelo menos, a cada trimestre ou semestre;

6) Indicadores de gestão dentro do orçamento: tão importante quanto estabelecer um planejamento orçamentário participativo, viável e que será revisto de tempos em tempos é criar indicadores de gestão dentro deste orçamento. Desta forma, fica muito mais fácil acompanhar se o que está orçado está realmente sendo executado. Os indicadores de gestão do orçamento também simplificam a apresentação do orçamento para a diretoria da empresa, para os acionistas e, se a sua empresa quiser incentivar a transparência, também para todos os colaboradores da companhia. A apresentação destas informações para os funcionários pode ter um efeito muito positivo ao estimular a competição sadia entre os departamentos da empresa, além de incentivar o comprometimento dos times com as despesas e os resultados;

7) Padronização de métricas: algo importante para a sua empresa é a integração da base orçamentária com a base de realização das receitas, despesas e dos custos. Não adianta de nada você trabalhar com uma planilha de Excel em que você tenha o planejamento orçamentário e, em outra planilha, o que está sendo executado ao longo do ano. A integração destas informações em um sistema é fundamental para que a sua empresa tenha claro o que está acontecendo a cada dia, mês e ano e, consequentemente, possa tomar ações para melhorar os resultados ou para colocar a companhia novamente nos trilhos. Importante, neste sentido, que você tenha padronizados as rubricas contábeis de forma similar no orçado e no executado, evitando o máximo possível a rubrica “Outros”. Quanto mais detalhado for o seu planejamento orçamentário e o controle do que foi executado, melhor para a gestão da sua empresa;

8) Estabelecimento de metas viáveis: depois de fazer um bom diagnóstico da empresa com o planejamento orçamentário para o próximo ano, a empresa precisa estabelecer metas viáveis para as suas equipes. Com todas as informações bem apuradas e integradas, isso fica muito mais fácil de ser feito. Importante a sua empresa ter em mente que metas ajustadas e viáveis estimulam os seus colaboradores enquanto metas inviáveis são um grande desestímulo para que eles busquem melhores resultados.

Dando atenção a estes 8 principais pontos, você conseguirá desenvolver o planejamento orçamentário na sua empresa e com isso melhorar o controle dos seus gastos e atingir suas metas de resultados.

 

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